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W4 : comment remplir correctement le formulaire ?

Le formulaire W4 est inévitable si tu travailles ou a travaillé aux Etats-Unis. Que ce soit en stage ou en tant que salarié, la procédure est la même. Comme en France, il s’agit d’un indicateur de statut fiscal. Déjà que l’administratif, dans son propre pays, ce n’est pas toujours simple, imagine sur le continent américain. On se détend, et on lit attentivement ces précieux conseils pour remplir son W4 comme un vrai américain.

Qu’est-ce que c’est ?

Pour commencer, il faut comprendre ce qu’est un W4. Ce document, aussi appelé Employee Withholding Allowance Certificate, est délivré par l’employeur dès le premier jour dans l’entreprise. Si tu travailles pour plusieurs entreprises aux États-Unis, tu auras à remplir plusieurs W4. Si ton patron ne te donne pas lui-même le formulaire, pense à le demander au responsable des ressources humaines de ton entreprise. Ce document est obligatoire et primordial.

Au moment de faire sa déclaration, il est transmis à l’Internal Revenue Service qui n’est autre que le service des impôts. Les impôts sont déjà prélevés directement sur ton salaire chaque mois. Le W4 sert donc à vérifier quel statut fiscal tu occupes au sein de l’entreprise. Grâce à cela, le gouvernement peut évaluer les taxes qu’il doit te déduire. Aux Etats-Unis, les impôts sont déjà pris à la source depuis un moment.

W4 et W2, à ne pas confondre

Si le W4 est à remplir dès le premier jour de travail. Le W2 n’arrive qu’une fois l’année fiscale terminée. Tu as jusqu’au mois d’avril pour faire ta demande de taxback. Pour simplifier la chose, le W4 permet de connaître ton statut fiscal pour pouvoir te prélever les bonnes taxes selon ton profil. Le W2 lui est une déclaration d’impôts comme on a l’habitude de le faire, chaque année, en France.

Une similitude existe tout de même, si tu as signé plusieurs contrats de travail, tu auras à remplir autant de W2 et de W4 que tu as d’employeurs. De plus, les deux documents, W2 et W4, sont traités par la même société qui est l’IRS.

W4 et visa J1
W4 : un formulaire à remplir

W4 : pas à pas

Les Américains ne sont pas toujours de bons conseils. La plupart sont bienveillants et veulent t’aider dans ces démarches nouvelles pour toi. Mais ils raisonnent en tant que citoyens américains, ce que tu n’es pas. Si tu es en visa J1, il ne faut pas remplir le formulaire tel qu’il t’est présenté. Voici le processus ligne après ligne pour qu’aucune erreur ne se glisse dans ton cher W4.

Ligne 1

On démarre doucement avec ton nom, ton prénom et ton adresse. Jusque là rien de bien compliqué.

Ligne 2

Ton Social Security Number est à renseigner dans cette ligne. C’est bien sûr ton numéro de sécurité sociale. Si tu n’en as pas, il est grand temps d’en demander un en complétant le formulaire SS-5.

Ligne 3

Ici, tu coches célibataire si tu es seul ou married si tu es marié… logique imparable ! D’ailleurs si tu es marié, ton compagnon peut faire une demande de visa J2.

Ligne 4

Cette case est à cocher seulement si le nom de ton Social Security Card est différent. Il faut ensuite appeler le numéro indiqué pour en faire part au gouvernement. En général, il n’y a pas de problème avec cet élément.

Ligne 5

Cette ligne concerne les allowances. C’est-à-dire les allocations et autres aides que tu peux recevoir. En visa J-1 tu peux en avoir et pourtant… Il est important de répondre 1, voire 0 et non 2… C’est comme ça ! Aucune explication n’a encore été trouvée.

Ligne 6

C’est sur cette ligne que tu indiques que tu n’es pas résident permanent aux Etats-Unis. NRA, Non Resident Alien, sont les mots que tu dois écrire sur les pointillés de la ligne 6.

Ligne 7

Nul besoin d’écrire Exempt, même si tu es concerné. Oui c’est assez étrange mais c’est comme ça, il ne faut pas trop se poser de question. La ligne doit rester vide.

Enfin, n’oublie pas de dater et de signer ton document.

Il est très important de remplir correctement ce document. Suivant la durée de ton stage mais aussi la somme que tu as perçu de ton employeur, il y a de grande chance pour que tu ais droit à un remboursement.

Cette bonne surprise tu ne la découvriras qu’après le mois d’avril, quand tu auras renvoyé ton W2. Oui ça fait beaucoup de W…

 

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